传球

在我的第一篇专栏文章中,我将开始处理合规性问题,并实践与保护相关的问题,这些问题对SEC和各州注册投资顾问均至关重要。我的目的是向RIA提供有关当前和不断变化的监管要求的信息,为RIA准备进行监管检查,并帮助他们避免不利的监管/客户/雇员事件。

《投资顾问法》第206(4)-7条要求SEC RIA实施和维护适当的政策和程序。一些州相应地采用了相同的要求。规则206(4)-7仍然是SEC考试的中心重点,而SEC考试将继续变得越来越复杂。 SEC缺陷的一个成熟领域是无法制定能够适当反映您的业务运营的政策和程序,或者未能遵循这些政策和程序。

这一点特别重要,因为SEC已将其五年检查周期替换为基于风险的计划(将在我的下一篇专栏文章中讨论)。因此,SEC审查员将重点放在对投资者构成最大潜在威胁的顾问和问题上。

对顾问造成最大困扰的一个领域是电子记录保存和电子邮件保留。

顾问通常可以确定以电子方式保留他以电子方式创建的那些记录。但是,如果RIA选择这样做,则应该具有与电子记录保留有关的政策和程序。该程序应提供维护,保存和访问记录的方法,以确保记录准确,完整并且可以防止丢失,破坏或篡改。符合《顾问法案》规则204-2(g)的要求,以电子格式存储的记录必须保存在某些缩微胶片介质(例如缩微胶片或缩微胶片)或其他电子存储介质(例如,磁带备份,DVD或光盘)上。顾问应使用不允许以任何方式更改或编辑信息的媒介。

另外,该介质中包含的信息必须以允许轻松定位,访问和检索的方式进行组织。 RIA必须能够在短时间内响应监管要求生成任何特定记录的清晰副本。可能需要公司提供以电子,数字或电影格式访问记录的方法。例如,带有缩微胶片记录的RIA必须具有访问缩微胶片并产生清晰的公司记录复制品的设施。这样,对于咨询公司而言,保留现场记录保存基础设施可能是有益的。以电子方式保留的记录也必须以重复的形式保留,并与原始记录存放在不同的位置。

可以理解的是,很少有顾问愿意提交和保留比该法案所要求的更多的纸质文件。但是,请考虑保留实质性文件和信函的原始执行硬拷贝,包括咨询协议,投资政策声明以及与客户的任何确认客户确认已决定采取(或不采取)独立或与之相反的实质性行为的信函。 ,顾问的建议。没有什么比“原始”执行文件更好地为顾问服务的了,尤其是在法院或仲裁程序中。

电子邮件呢?

电子信件(例如电子邮件,即时消息等)必须由美国证券交易委员会注册的投资顾问根据记录保留规则204-2进行维护,并由国家注册的顾问根据类似的州记录保留要求进行维护。顾问应准备在监管检查期间出示电子信函。在考试期间,SEC惯例是首先请求在一定时期内(通常为三个月到一年)以电子方式与某些咨询公司成员进行通信,然后根据其发现结果扩大审核期。电子信函的实质性质将包括客户信函和相对于公司的咨询客户和运营的内部公司信函。因此,投资顾问应制定有关保留和删除电子邮件的书面政策。

除非顾问先前已在监管审查开始之前实施了关于保留和删除电子信函的书面政策,并且定期且持续遵循该政策,否则SEC将反对过滤(即,遗漏或删除)电子信件的某些记录),即使其保留不属于细则204-2的记录保存要求。

那么保留/删除策略是否足够?如果SEC询问您如何确保您的员工没有删除要求维护的电子邮件,您如何捍卫自己的程序?有两种潜在的解决方案。首先,如果您没有能力或不希望将所有电子邮件保存到中央服务器,请确保为您的员工尽可能具体地定义可以删除的项目(例如,未经请求的电子信件,例如垃圾邮件)和个人电子邮件),并告知他们必须保留所有其他电子邮件。或者,将所有电子邮件保存到服务器。这样,该公司将处于更好的位置,可以在检查过程中及时生成电子邮件,并确保不会删除实质性电子邮件。在这两种情况下,作为政策的一部分,首席合规官应定期(至少每季度一次):(1)随机检查电子邮件样本; (2)在系统中键入某些关键词(例如,欺诈,损失,盗用等),以识别公司或其任何雇员是否参与了任何客户投诉或对抗性诉讼的威胁。

同样,在发送和回复客户电子邮件时要谨慎处理。电子邮件应得到与您发送给客户的纸质响应信件相同的关注度和勤奋程度。对于电子邮件的使用,投资顾问变得过于轻率,尤其是在Treos和Blackberrys问世以及人们认为需要立即回应的情况下。电子邮件中的实质性客户问题很少或只能用一个单词“是”或“否”回答。而是,根据提出的问题的范围,更好的措施是通过确认收到电子邮件并指示您将回应客户,并表示:(1)接下来的几天;或(2)打电话给他讨论问题或安排会议。客户保留响应式电子邮件。当客户在客户诉讼或仲裁程序中为顾问辩护时,客户会经常发出他认为支持他立场的回应电子邮件,但当时顾问并不了解潜在的重力问题。

此外,在发送有关公司运营,客户事务或人事事务的内部电子邮件时,请保持同等的关注度和勤奋。随着电子邮件的出现,我们已经忘记了坐下来就公司相关问题进行交流的“老式”方法。如果像许多咨询公司一样,您的公司将所有电子邮件自动保存到中央服务器,则当您解决电子邮件中的敏感问题时,您已经创建了历史记录,可能需要在监管检查期间或期间进行制作。客户或雇员的诉讼或仲裁。

自由裁量权,自由裁量权,自由裁量权

您应该保留文件多长时间?除了与效果相关的广告外,通常要求SEC和州注册的投资顾问都必须在其最后一次输入的财政年度结束后,至少保留五年的账簿和记录。在最初的两年中,必须将书籍和记录保留在顾问办公室,然后在接下来的三年期间可以在场外维护,但前提是应SEC或美国证券交易委员会的要求将其保留在易于访问的位置以进行生产。国家监管机构。

最后,我不能经常说出来:谨慎行事。考虑保留实质性文件和函件的原始执行硬拷贝,包括咨询协议,投资政策声明以及与客户的任何函件,以确认客户已决定独立于或违反您的建议而采取或不采取实质性行动。尤其是在法院或仲裁程序中,服务给顾问的任何事情都不会比“原始”执行文件更好。此外,尽管顾问仅需按照法规要求将文件维护五年,但是我强烈建议,在客户关系期间,顾问应保留这些实质性文件的原始已执行硬拷贝,并且此后的六年内(即,绝大多数州为发起对抗性诉讼而提供的“最大”时效法规)。

总而言之,对您的电子记录保存和通信程序要谨慎行事。如有疑问,请保留纸质原件或打个电话。

托马斯·贾恰蒂是斯塔克证券业务部门主席&斯塔克(Stark)是一家拥有100名律师的律师事务所,在纽约州普林斯顿和费城设有办事处,代表美国各地的投资顾问,理财师,经纪人/交易商,注册会计师事务所,注册代表以及公共和私人投资公司。 [电子邮件 protected].

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